“O que constrói as soluções é a união entre uma necessidade e um conhecimento. Comece pelo lado que preferir, seja sensível e evolua seu entendimento sobre as coisas.” – T. Kantler

Conheça os detalhes de mais um case de sucesso da MegaSíndico e entenda, na prática, o que é necessário para levar o seu condomínio para o próximo nível.

Nesse artigo contamos com a participação especial de Wanderley Gonçalves Junior, síndico profissional, contando sua experiência pessoal em cada um dos temas do Modelo de Gestão Condominial de Resultatos

O Condomínio Vivere Residenziale possui 52 unidades em uma construção vertical com aproximadamente 5 anos de idade, em único bloco, ocupado principalmente por proprietários residentes. Em torno de 23% estão vagas ou locadas. O principal destaque é a vocação tecnológica do condomínio, que busca, em suas práticas, sempre implementar soluções inovadoras como escaninho digital, portaria e segurança virtual, administração online, biometria, entre outros.

O mundo dos condomínios apresenta diversas peculiaridades e existem alguns fatores chave para o sucesso. Nesse artigo vamos mostrar como o Residenziale Vivere resolveu seu modelo de gestão, construindo resultados surpreendentes, e ajudar você a compreender melhor o cenário do seu condomínio.

Vamos responder às seguintes questões:

  • Como organizar a casa e deixar o síndico por dentro de tudo que acontece na gestão do condomínio?
  • É possível digitalizar toda a documentação do condomínio?
  • Como o meu planejamento orçamentário pode me ajudar na tomada de decisões e economizar?
  • Como obter recursos para as melhorias do condomínio?
  • O que eu preciso para conduzir uma assembleia?

(NOTA: Este artigo é focado em necessidades de síndicos e é baseado em um caso real. O conteúdo, no entanto, é de interesse de todos que participam da gestão de condomínios.)

 

Documentos

A representatividade de um síndico vem sempre acompanhada de muitas responsabilidades legais. O compromisso com a transparência é, portanto, o primeiro pacto para evitar problemas. Todos os atos administrativos precisam ser demonstrados.

Quando falamos de transparência, logo pensamos em gestão financeira. Mas a transparência vai muito além, começando pela documentação do condomínio. A organização da casa começa por identificar onde estão todos os documentos que devem ser mantidos pelo condomínio, se podem ser facilmente identificados e se estão acessíveis aos gestores e moradores.

 

Documentos do condomínio: a)Devem ser facilmente identificados b)Devem estar acessíveis

 

Além disso é importante estar a atento ao risco de extravio. Muitos documentos possuem segundas vias em bancos, cartórios, fornecedores. Imagine o trabalho que daria caso precisássemos recorrer a essas fontes para reaver documentos? Ainda assim, não teríamos garantia total de que encontraremos os itens. A melhor maneira de eliminar o risco de extravio é, sem dúvidas, manter cópias dos itens em lugares seguros. No entanto, fazer isso com toda a sua documentação física é um verdadeiro transtorno.

No Residenziale Vivere, a partir da nova gestão, TODOS os documentos foram digitalizados e os itens que demandam assinatura, agora passam por uma tramitação on-line, envolvendo todos os signatários. Os processos de registro cartorial também são totalmente on-line. Veja o antes e depois:

 

planilha 1

 

“Realizamos um levantamento intensivo da documentação do condomínio visando garantir as obrigações e prazos de guarda legais que precisamos cumprir. O ponto mais relevante aqui é que passamos por três trocas de administradora desde a obra e muitos documentos ficaram pelo caminho. Nessa etapa, os itens do histórico foram devidamente identificados e armazenados. Todos os novos itens do condomínio passaram a ser digitais, tornando-os muito mais acessíveis e seguros.”

Wanderley Gonçalves Junior - Síndico do Vivere

 

Cadastros

Ao arrumar a casa é importante buscar as informações cadastrais mais fidedignas disponíveis, visando garantir identificação e o melhor atendimento aos condôminos. É natural que alguns dados estejam desatualizados, no entanto o processo de depuração deve ser contínuo e precisa estar embutido na operação da gestão. Assim, a atualização se dá com o tempo, por meio de processos de validação de dados que ocorrem a cada interação do condômino com a administradora.

  • Validação via aplicativo: De tempos em tempos o condômino é questionado no seu aplicativo para realizar a atualização cadastral.
  • Validação via atendimento: Sempre que ocorre o contato com um atendente, é feita a validação cadastral. Qual um dado não está conferido, é feita verificação direta com condomínio.

Os dados primários do cadastro, pelos quais se consegue levantar os demais dados, caso faltantes, são o e-mail e telefone. Sempre que um atendimento é aberto a partir do canal de WhatsApp, é possível revalidar diretamente o número de celular do cadastro. Da mesma forma, os e-mails podem ser verificados pelas confirmações de recebimento e leitura reportadas pelo servidor do cliente. Assim os cadastros são depurados continuamente, mantendo-se sempre atualizados.

O condomínio Residenziale Vivere mantinha, no sistema de portaria, um cadastro que foi totalmente importado e depurado para a plataforma de gestão. A partir da importação as informações do sistema de administração condominial passam a ser referência, uma vez que os documentos e processos de atualização cadastral, como eventos de compra e venda, locação de unidades e alterações em registros imobiliários, são gerenciados na administradora.

 

Saldos iniciais e inadimplência histórica

Condomínios trazem consigo seus históricos de inadimplência; uma quantidade de dinheiro na mesa que poderá entrar a qualquer momento no fluxo de caixa. Na hora de aferir o saldo inicial do mês zero da gestão é indispensável analisar:

  • O saldo histórico de inadimplência e lançá-lo nas contas a receber;
  • O saldo de cada conta bancária no último fechamento financeiro;
  • O saldo de cobranças na praça (boletos válidos que ainda não constam nos relatórios de inadimplência)

Costuma-se dizer que a harmonia em condomínios depende primeiramente de quanto dinheiro se tem em caixa. Uma alusão ao fato de que, se o condomínio estiver deficitário, geralmente isso irá pesar no bolso dos moradores e dificilmente serão realizadas melhorias no patrimônio. Sem descartar uma possível eventualidade que possa ter afetado as reservas, esse seria o legado de uma gestão ineficiente, que sem dúvida gerará um esforço extra para que a nova gestão coloque tudo em ordem novamente.

“O Residenziale Vivere veio de uma gestão anterior responsável e econômica. O condomínio já possuía o valor teto do fundo de reserva arrecadado, com excedente a ser transferido para o fundo de obras. Certamente é muito mais confortável gerenciar os ânimos quando temos previsão e investimentos em melhorias para as pessoas. Há algum tempo, estamos realizando um trabalho de renegociação de contratos e redução de custos. Essa é uma outra forma de disponibilizar recursos, uma vez que as contribuições condominiais tem valor fixo aqui e só sofrerão atualização no próximo ano administrativo. Assim, tudo que se economiza sobra para investir. Foi assim que, no último planejamento orçamentário, ao invés de um aumento, tivemos a possibilidade redução na taxa condominial.”

Wanderley Gonçalves Junior - Síndico do Vivere

 

saldo acumulado condominio

 

Integrações de sistemas

Um dos principais processos relacionados à gestão de receitas e despesas é a correta identificação das contas e escrituração contábil.

Isso é feito por meio da conciliação bancária. Em resumo, tudo que entra ou sai no extrato bancário precisa ser classificado contabilmente e devidamente demonstrado a partir de uma nota fiscal e uma justificativa. Tirando as exceções, de forma bem simplista, se for uma despesa corrente, já deve estar prevista em planejamento orçamentário, caso seja um investimento, deve haver uma aprovação em assembleia autorizando o gasto.

Quer saber mais sobre aprovações de gastos? Clique aqui e baixe gratuitamente o Manual do MegaSíndico.

Realizar a identificação de cada lançamento do extrato é trabalhoso, consome tempo e está sujeito a erros. É aqui que entram as integrações bancárias. São três tipos:

  • Cobranças/boletos – aqui o sistema passa e emitir as cobranças a partir da conta bancária do condomínio e a “enxergar” cada pagamento recebido durante a vigência dos boletos. Permite a gestão de baixas de boletos, evitando gastos com manutenção de títulos. Isso torna possível a aferição diária do saldo de receitas do condomínio.
4 - Integrações de sistema (1)

 

  • Pagamentos – aqui o sistema passa a gerir totalmente o processo de identificação de notas fiscais, aprovações e pagamentos à fornecedores. Com essa integração, a medida que as contas são pagas, o saldo de despesas é aferido.

 

5 - Integrações de sistema 2 (1)

 

  • Extratos – a etapa final é a realização de um “double check”. Com a integração de extratos é possível comparar, linha a linha, cada lançamento registrado pelo banco com os lançamentos registrados no sistema de gestão do condomínio. Aqui é feita a aferição final do saldo de cada uma das contas bancárias do condomínio, garantindo fechamento financeiro e correta publicação dos balancetes.
conciliações

 

Se o seu condomínio não possui essas integrações de sistema certamente você lida com processos manuais, sem atualização diária de saldos e com eventuais erros de fechamento, comprometendo a transparência financeira. Realizar todos esse processo manualmente consome tempo. Isso pode resultar em demora na entrega de relatórios, criando um cenário de falta de informações para tomada de decisão.

“A integração dos sistemas é o pilar de toda a transparência. Como síndico, nada passa sem minha devida aprovação e cada centavo gasto tem sua justificativa. Além disso, como os gastos são planejados e discutidos com o gerente de contas, garantimos que tudo está rigorosamente dentro das leis e normas do condomínio. Ao final do mês tudo é analisado pelos gestores e publicado aos condôminos. As integrações bancárias simplificam as informações e as disponibilizam em tempo real para tomada de decisões. Isso significa que não preciso esperar o mês fechar para analisar o desempenho das contas. Com base nos saldos realizados e previstos, consigo determinar quanto é possível gastar em cada mês, sem comprometer o caixa. Isso é base para minhas negociações de prazo com fornecedores.”

Wanderley Gonçalves Junior - Síndico do Vivere

Esse é o ponto inicial para começar a gestão de resultados! Continue lendo e entenda como o Residenziale conseguiu juntar mais de 35 mil reais em 12 meses para investir em melhorias.

 

 

Ajustando o Fluxo de Caixa

 

O fluxo de caixa é uma das principais ferramentas de gestão do síndico. A partir da análise desse relatório é possível entender dois aspectos fundamentais: a necessidade de capital de giro e a disponibilidade de capital.

 

A importância do capital de giro

Essa reserva representa quanto dinheiro o condomínio precisa manter em caixa para assegurar a operação financeira sem quebra de caixa. O que afeta a necessidade de capital de giro é a desconexão entre pagamentos e recebimentos, que pode provocar pequenos ou grandes períodos de falência dentro de um mês. Para evitar que situações como essa perdurem é feita uma reserva de caixa, que chamamos de capital de giro, responsável por manter o caixa sempre positivo. A meta da administração financeira é sempre receber antes e pagar mais tarde, reduzindo assim essa desconexão do ciclo de caixa.

O gráfico abaixo mostra o comportamento das contas do mês de outubro de 2018 no Vivere Residenziale. O condomínio tem data de recebimento no dia 5 de cada mês, com sua primeira despesa relevante no mesmo dia dentro do período. Nesse mês houve o recebimento antecipado dos pagamentos dos moradores, o que garantiu o caixa durante todo o mês. O gráfico não considera as reservas de caixa. Somente o movimento líquido do mês é contabilizado aqui, ilustrando o risco de quebra do caixa, uma vez que as receitas do mês foram quase totalmente consumidas, sobrando apenas R$766,68 ao final o período.

 

fluxo de caixa global

 

No mês seguinte foi votada e aprovada a alteração da data de vencimento das cobranças. Esse evento alterou o ciclo de caixa, gerando um fluxo negativo no dia 5 do mês de novembro de 2018. Nesse caso o fornecedor foi flexível em alterar a data de vencimento para dia 10 nos meses subsequentes.

 

fluxo de caixa global2

 

Á aí que entra o capital de giro. Se o condomínio estivesse operando sem reservas no caixa não seria possível cobrir situações como essa e, certamente, o pagamento da conta seria atrasado, incorrendo multa e juros. Além da troca de data, que é menos comum, eventos como novos inadimplentes, quebra de equipamentos, necessidade de contratação de serviços imprevistos e alterações contratuais com multas rescisórias costumam surpreender os gestores.

Para trazer segurança financeira, é altamente recomendável manter um capital de giro, sugerido o equivalente à terça parte do total de despesas previstas no mês.

“Nossa meta é nunca fechar negativo. Analisando o fluxo de caixa, consigo saber exatamente quanto posso gastar em cada mês, bem como o volume de recursos que posso empenhar em compras parceladas. Analisando um escopo mais amplo, conseguimos realizar negociações importantes e até mesmo trocar fornecedores. Com isso conquistamos flexibilidade de prazos em curto prazo e economia a médio e longo prazos.”

Wanderley Gonçalves Junior - Síndico do Vivere

 

Como garantir a disponibilidade de capital

Os saldos acumulados mostram quanto dinheiro sobra no caixa, a cada dia, após os recebimentos e pagamentos. Em negócios existem três formas de aumentar a receita. A primeira é vender mais, a segunda diminuir estoques e a terceira reduzir custos. Como condomínios não vendem nada (por isso não são empresas) e geralmente tem estoques muito pequenos, só nos resta economizar. Assim, é fundamental garantir que se gaste menos do que se recebe. Bastante óbvio, não? Mas não é trivial.

Quando as informações necessárias para análise não estão disponíveis ou não estão organizadas de forma adequada o sentimento é de dúvida constante. Será que vou estourar o caixa? Quanto tenho disponível esse mês? O destaque aqui é que, além de compor os fundos de obras, de reserva, de pintura, etc, você deve sempre ter condições para avaliar os gastos e garantir superávit no caixa para recompor o capital de giro gasto em eventos anteriores.

Mais a frente vamos entender como o planejamento orçamentário pode nos ajudar nessa tarefa.

 

 

Para onde vamos? Criando o senso de propósito

 

Antes de aprofundarmos conhecimentos em análise é importante falarmos de propósito da gestão. Um condomínio é como uma empresa com vários sócios (sindicato) que elegem uma espécie de presidente (síndico) para gerir o patrimônio comum. Um dos grandes desafios do síndico é direcionar os atos administrativos e o investimento dos recursos do condomínio visando sempre a qualidade de vida e a valorização patrimonial.

Assim, sempre que analisamos possibilidades de investimentos devemos olhar para onde estamos indo. É para isso que o condomínio desenvolve suas diretrizes estratégicas.

Trata-se de uma ferramenta de gestão utilizada como uma corda guia. Se andarmos por ela, as chances de chegarmos ao objetivo são muito maiores. A cada decisão devemos analisar a nossa:

 

  • Visão: onde estamos indo;
  • Missão: o que fazemos para chegar até lá;
  • Valores: o que NÃO fazemos para chegar até lá.

 

Essas diretrizes são traçadas pelo time gestor, dentro da função que lhes compete, de gerir o patrimônio. Assim, o síndico terá maior segurança em suas ações, tendo a certeza de que está indo em busca dos objetivos comuns.

“Posso citar alguns exemplos de ações que seguem nossas diretrizes estratégicas. Quando contratamos a MegaSíndico, uma administradora totalmente on-line, com tudo digital, estávamos seguindo nossa visão de sermos reconhecidos como um condomínio que prima por inovação tecnológica e excelência em gestão. Quando resolvemos implantar todo o sistema de portaria e vigilância virtual, buscamos por maior segurança e, consequentemente, maior valorização patrimonial. Ao fazermos a manutenção adequada das áreas comuns, como pinturas, placas, revitalizações e reformas, buscamos proporcionar melhor qualidade de vida. Ao consultarmos a assembleia, utilizarmos técnicas de levantamento de necessidades e ferramentas de gestão financeira para decidir pelos melhores investimentos e formas de economizar, estamos seguindo nossa missão de investir recursos de maneira consciente e planejada. O que quero dizer com tudo isso é que a definição das diretrizes estratégicas coloca nossas ações às claras e é uma demonstração explícita do comprometimento com a transparência e com os resultados. Nós apresentamos essas diretrizes a cada reunião da assembleia e isso gera um ambiente de inspiração e credibilidade.”

Wanderley Gonçalves Junior - Síndico do Vivere

 

Conheça as diretrizes do Residenziale Vivere para 2020

 

Visão:
Até 2020, atuando de forma colaborativa e organizada, seremos reconhecidos como um condomínio que prima pelo respeito, segurança, inovação tecnológica e excelência em gestão, com objetivo de proporcionar qualidade de vida aos nossos condôminos, bem como valorizar o patrimônio de cada proprietário.

 

Missão
Promovemos a qualidade de vida e a valorização patrimonial investindo os recursos do condomínio de forma consciente e planejada para criar um excelente ambiente para se viver.

 

Valores
· Respeito às regras
· Respeito à diversidade
· Integridade financeira e transparência
· Senso de colaboração
· Equilíbrio e harmonia nas relações pessoais

 

Glossário:

Atuação colaborativa e organizada: atividade de pessoas independentes, competentes e engajadas, a serviço do condomínio, orientadas por uma visão comum de futuro, sob liderança do síndico, que, munido de um planejamento adequado, coordena ações que levarão ao atingimento dos resultados esperados.
Investimento consciente e planejado: é todo o investimento de recursos e esforços que seja considerado pelo time gestor, devidamente assessorado, na condição de representante imediato da assembleia, bem como pela própria assembleia, sempre que for consultada, que seja colocado na forma de um plano e devidamente aprovado e executado.
Recursos do condomínio: trata-se de tudo que está à disposição do condomínio, incluindo e não se limitando a isso, dinheiro, crédito, equipamentos, ambientes, pessoas e parceiros.
Qualidade de vida: é o estado de convívio em paz, união e harmonia entre proprietários, inquilinos, colaboradores e prestadores de serviços, tendo por base as regras de boa conduta e a instituição de deveres e direitos para usufruto do bem comum.
Excelente ambiente para se viver: trata-se de um condomínio confortável e bem preservado, com total disponibilidade dos seus espaços e serviços aos condôminos, com grande foco no uso de tecnologias para segurança, gestão, comunicação, controle, manutenção e otimização operacional e que conta com um modelo de gestão colaborativo, ético e transparente, dedicado em produzir resultados e melhorias para o bem comum.

 

 

Plano de manutenção preventiva

 

Aqui começa o desafio de redução de custos. Manutenção preventiva é sinônimo de um processo de identificação de indícios de falhas em equipamentos e estruturas para que se possa tomar uma ação preventiva. Corrigir antes da falha é infinitamente mais barato do que esperar o problema acontecer.

Imagine que um cabo de aço de elevador soltou um fio. O que você faria? Esperaria estourar mais três fios antes de corrigir? Esse é um caso em que o custo do dano poderia ser inestimável, uma vez que vidas estariam em jogo. Agora, quantas vezes você inspecionou pessoalmente o cabo do elevador esse ano? Uma? Duas? Nenhuma? Provavelmente nenhuma, porque seu condomínio deve ter um contrato de inspeção de elevadores, por meio do qual um profissional capacitado faz essa verificação periodicamente.

Quando falamos de manutenção preventiva, não estamos dizendo que o síndico deve conhecer e inspecionar todos os equipamentos e estruturas do prédio. Na verdade, o time gestor do condomínio deve identificar os equipamentos que oferecem maiores riscos, como elevadores, bombas hidráulicas, parte elétrica, os equipamentos de proteção contra incêndio, etc, e criar uma cobertura de serviços que dê a devida manutenção a essas áreas.

Enquanto gestores, cabe ao síndico e à sua equipe, devidamente assessorados, decidirem quais áreas devem ser cobertas por contratos fixos, por contratações esporádicas, ou que simplesmente não serão tratadas de maneira preventiva, por oferecem riscos que o condomínio está confortável em tomar.

Ao construir um plano de manutenções preventivas, um condomínio ganha, além da redução de custos e de maior segurança aos condôminos, uma maior previsibilidade de caixa, uma vez que os gastos com manutenção acabam se distribuindo, na forma de mensalidades, durante o ano todo. Como vimos, um fluxo de caixa regular, sem surpresas, se torna mais fácil de gerenciar e eventuais gastos extras tendem a impactar menos ou a não impactar nos boletos dos condôminos. Isso gera maior estabilidade financeira para cada uma das unidades, impactando diretamente na redução da inadimplência.

Preparamos um exemplo de plano de manutenção preventiva. Basicamente é formado uma lista de atividades relacionadas a todos os itens de manutenção identificados no condomínio. Os pontos mais importantes são a periodicidade de ação e data da próxima ação e as instruções da tarefa.

Conheça a ferramenta Avise-me do MegaSíndico. Com ela você recebe um email avisando que existe uma manutenção próxima. Com tantas coisas a fazer, sabemos que uma ajuda na memória é sempre bem vinda.Fale agora mesmo com um consultor

“Estamos bastante confortáveis com nossa cobertura de manutenção preventiva. Nossos principais contratos de manutenção preventiva são para elevadores, elétrica, bombas hidráulicas, portaria e segurança virtual, além de uma empresa de terceirização que disponibiliza um colaborador para manutenções prediais corriqueiras. Também contratamos, periodicamente, empresas para realização de limpeza e sanitização de reservatórios, desratização, desinsetização, inspeções de pára-raios, sistemas de combate à incêndio, tubulação de gás, além de cumprirmos as obrigações junto ao corpo de bombeiros para emissão do AVCB.”

Wanderley Gonçalves Junior - Síndico do Vivere

 

 

Levantamento de Necessidades: Quanto dinheiro vamos precisar?

O levantamento de necessidades é o contrapeso de todo o esforço realizado para reduzir custos ou levantar fundos para investimentos em melhorias. Existem diversas necessidades, mas é o volume de capital disponível e a capacidade de pagamento do fluxo de caixa que determinarão quais projetos poderão ser executados. O fluxo abaixo resume esse processo:

6 - Passos (1)

Uma das melhores maneiras de determinar as necessidades do condomínio é fazendo uma pesquisa onde os condôminos podem colocar em ordem de prioridade algumas sugestões de melhoria levantadas previamente.

Existem diversas ferramentas gratuitas para coletar esse tipo de informação, como o Google Forms, Survio, o Zoho Forms

Você pode se perguntar: como descubro quais melhorias o condomínio precisa? Bom, elencamos as principais fontes de informação para ajudar você na criação da sua lista. Mas é importante destacar que isso demanda, principalmente, do envolvimento do síndico e do time gestor em buscar conhecer as características do condomínio, as pessoas e a forma como elas utilizam o patrimônio.

As fontes de melhorias podem ser:

  • Conhecimento do síndico
  • Conhecimento do time gestor
  • Assessoria técnica
  • Exemplos de outros condomínios
  • Contribuições/percepções de moradores
  • Contribuições de colaboradores
  • Pesquisas de soluções disponíveis no mercado

Após coletar as informações, não se esqueça de compartilhar os resultados com todos os participantes. Na hora de executar os projetos, verifique o orçamento e garanta todas as aprovações da assembleia, como prevê o código civil. Vamos falar mais sobre o tema na sequência.

“O levantamento de necessidades parece ser algo bastante trivial e intuitivo. No entanto, essa simple ação de perguntar aos moradores faz com que ele se sintam participativos em relação à gestão, além de criar uma boa expectativa em relação às melhorias no condomínio e um senso de justiça, uma vez que o processo é democrático. O segundo momento é a discussão de tudo que foi priorizado pela pesquisa na assembleia. Essa é a oportunidade de todos verem os orçamentos de fornecedores, tirarem dúvidas sobre os projetos e compreenderem os limites de orçamentários do condomínio. Significa segurança jurídica para o síndico, já que a lei prevê aprovação da assembleia para obras voluptuárias, e a criação de um ambiente com menos posições contrárias à execução, uma vez que tudo foi discutido e votado.”

Wanderley Gonçalves Junior - Síndico do Vivere

 

Planejamento orçamentário, decisões e um café pra relaxar

 

É aqui que vamos responder aquela pergunta: Como o meu planejamento orçamentário pode me ajudar a tomar decisões e economizar? Pois é lá que tudo começa. A cada ano administrativo é obrigatória a elaboração e publicação de um planejamento orçamentário, uma estimativa de gastos que serve como parâmetro tanto para gestão quanto para auditoria de contas.


plan mega

Dois pontos são fundamentais em um planejamento orçamentário:

 

  • Plano de contas: é a estrutura de contas (agrupadores) que vai ser utilizada para organizar as despesas e receitas durante o ano todo. O plano de contas é a “espinha dorsal” da gestão financeira. É por meio dessa estrutura que podemos comparar o andamento das contas executadas com o que foi planejado no orçamento. Aqui está a chave do sucesso. Só podemos gerenciar o que podemos medir. Se o seu condomínio incorre no erro de fazer um planejamento orçamentário utilizando um plano de contas diferente do que será utilizado durante o ano para a execução de contas, não haverá gestão, uma vez que não é possível saber quais são os limites de gastos.
  • Métodos de estimativa: Sempre que se faz uma orçamentação, é importante utilizar todas as informações disponíveis para reduzir o erro das estimativas. Claro que vai haver variações em relação ao planejado, mas o intúito é acertar ao máximo. Isso porque o orçamento é um instrumento de gestão para o síndico. Tudo que sai do plano deve ser analisado para que sejam feitos correções no andar da carruagem ou simplesmente para que haja uma justificativa. Algumas fontes estimativas bastantes comuns são os termos de contratos vigentes e índices de correção monetária (IGPM, IPCA, Dissídios), projeções históricas de consumo, históricos médios de despesas, regras previstas na convenção e/ou regimento interno (ex. 10% das despesas ordinárias para composição de fundo de reserva), tabelas de tarifas bancárias, percentuais históricos de inadimplência, dentre outros.

Todas as decisões financeiras devem estar pautadas na análise da evolução de gastos de cada grupo de contas e nos valores limite estipulados no planejamento orçamentário. Nosso foco é sempre economizar para investir em melhorias do condomínio. A estratégia mais eficiente para reduzir custos é identificar quais despesas são mais relevantes no resultado final e atuar para reduzi-las, fazendo com que as mínimas taxas de desconto conquistadas tenham enorme impacto no fluxo de caixa.

 

Aqui está a mágica. Um fluxo de caixa pode ser analisado de duas formas:

 

  • Análise horizontal: onde comparamos a evolução das contas em relação ao mês anterior ou em relação ao plano orçamentário. Nessa análise é possível entender como os gastos variam em relação à uma referência. Preparamos um exemplo abaixo para ilustrar as variações das despesas ordinárias, em relação ao planejado, em dois meses consecutivos.
falbela envetos gastos

 

Fica fácil entender quais contas alavancaram os gastos no primeiro mês e a economia no segundo. Observe no entanto que essa análise não é conclusiva por si só, uma vez nos mostra apenas o quão importante é cada conta somente em relação ao plano. Conseguimos ver, por exemplo, que uma redução de 17,81% no contrato de segurança, em relação ao planejado, nos trouxe uma economia de R$1.324,14, enquanto um excesso de gastos de 361,55% nas tarifas bancárias representou um gasto de R$202,47. Para entendermos se essas são as contas em que devemos concentrar esforços precisamos da análise vertical.

  • Análise vertical: aqui comparamos as despesas com o faturamento global do condomínio visando determinar quais gastos são mais relevantes em relação ao resultado final do saldo em cada mês. Preparamos um exemplo dessa análise para você.

No mês de Outubro de 2018 o que mais pesou sobre o saldo foram as despesas com manutenção predial de rotina, seguidas das despesas com segurança. Juntas elas consumiram 38,91% da receita total do condomínio nesse período. Houve um aumento de 10,02% em relação ao planejado no primeiro grupo citado, logo, podemos concluir que o excesso de gastos total de 2,07%, neste mês, foi alavancado, principalmente pelo aumento dos gastos em manutenção.

Após a identificação de quais contas merecem esforços para redução de custos, é hora de traçar as estratégias viáveis para se conseguir esses benefícios, como, por exemplo:

  • a renegociação de contratos;
  • a substituição de fornecedores;
  • o uso de tecnologias
  • a automação de processos
  • a terceirização, dentro outros.
“Toda a economia que podemos gerar em um condomínio é resultado de empenho do síndico e seu time gestor e do uso adequado das ferramentas de análise do resultado. Com elas em mãos, não é difícil saber como e onde atuar, o que dá trabalho é otimizar as contas na prática, uma vez que isso significa o empreendimento de processos de análise de soluções do mercado, orçamentação, revisão dos números do condomínio e renegociações. Gosto do trabalho de síndico, especialmente de estar a frente dos processos e ver os resultados alcançados, mas ninguém pilotaria um navio sem manche e leme.”

Wanderley Gonçalves Junior - Síndico do Vivere

 


Assembleia: o terror dos síndicos ou uma oportunidade?

 

Meio copo vazio ou meio copo cheio? Depende de como você olha para oportunidades. É claro que existem discussões homéricas em assembleias e pautas sem fim. Mas podemos garantir que isso é sintomático e que esses problemas começaram muito antes do momento da reunião.

Quando tratamos de assembleias é preciso considerar os anseios das pessoas, o contexto e o estopim que motiva uma pessoa a acirrar uma discussão. Listamos alguns elementos que constroem uma reunião de assembleia e que devem ser considerados na hora da preparação do time gestor, visando criar um ambiente ideal para que as discussões sejam produtivas.

 

planilha 2b

 

Quando o time gestor planeja a reunião adequadamente, com devida antecedência, comunicando-se com todos os participantes, ele demonstra respeito pelos condôminos e comprometimento com a transparência, gerando sentimento de confiança, envolvimento e maior proatividade de toda a comunidade do condomínio.

As AGO (Assembleias Gerais Ordinárias) são reuniões especiais. Nelas o condomínio deve fazer a prestação de contas e alguns elementos adicionais são totalmente relevantes aqui. Adicionamos, para esse caso, os elementos abaixo, como complemento à tabela acima.

 

planilha 3

 

Ferramenta Grátis ! Preparamos um modelo de documento para auxiliar você na preparação do material dos participantes em uma AGO. Claro que consideramos apenas a parte obrigatória da pauta e você poderá incluir outros itens pertinentes. Clique [AQUI] aqui para baixar.

Caso queira saber mais sobre Modelo de Gestão de Resultados e indicadores de gestão fale com um de nossos consultores.

 

“Minha primeira experiência conduzindo uma assembleia sem a presença física da administradora foi em uma AGO. Estive meio inseguro até receber o material de suporte enviado pela MegaSíndico. Eu o time de gestão fizemos nossa parte durante o ano. Todas as contas estavam aprovadas e não houve nenhum centavo sem comprovação bancária, nota fiscal e justificativa. Na reunião de preparação, da qual participaram, eu, o subsíndico e todo o conselho fiscal, quando pudemos avaliar e estudar os indicadores e o resultado do ano, percebi que tínhamos conhecimento de cada situação apresentada. Nossa AGO foi um sucesso e conseguimos aprovação unânime e integral da pauta! A partir daquele dia percebi que a assembleia deve ser sempre uma tarefa do síndico e do time gestor, pois essa é a grande oportunidade de mostrar todo o resultado do empenho da equipe e da nossa capacidade de gestão. Estou certo que isso ajudou muito a construir um ambiente favorável para o próximo ano administrativo.”

Wanderley Gonçalves Junior - Síndico do Vivere

 

 

Executando as obras

 

Regras de aprovação em assembleia

Na hora de executar os projetos que estão no planejamento é fundamental ficar atento às regras de aprovação da assembleia A legislação brasileira tipifica a necessidade de melhorias em condomínios em obras úteis, obras voluptuárias ou obras necessárias.

  • Obras úteis: são aquelas que adicionam nova funcionalidade ou valor ao condomínio e que demandam aprovação da maioria do todo (todos os condôminos) para serem executadas.
  • Obras voluptuárias: são benfeitorias supérfluas, geralmente de ordem estética ou recreativa, que são realizadas para o deleite dos condôminos e demandam ⅔ do todo (todos os condôminos) para serem aprovadas.
  • Obras necessárias: são aquelas geralmente atreladas à manutenção das
    funcionalidades já instaladas ou que fazem frente a uma nova situação presente
    que demanda solução. Essas possuem algumas particularidades de aprovação quando são urgentes e importarem em gastos excessivos:

Preparamos a tabela abaixo para facilitar a classificação de obras necessárias urgentes:

 

planilha 4
Lembrando que a expressão “obra”, empregada pela lei, deve ser entendida no sentido amplo, englobando construções, benfeitorias e qualquer melhoramento, como aquisição de pertenças e investimentos em geral.

 

 

Normas técnicas

A principal norma seguida para execução de reformas em condomínios é a NBR 16280, que estabelece requisitos para gestão da execução de reformas em áreas comuns e áreas privativas. O conceito de reforma estabelecido na normativa é:

“Alteração nas condições da edificação existente com ou sem mudança de função, visando recuperar, melhorar ou ampliar condições de habitabilidade, uso ou segurança, e que não seja manutenção.”

Deu pra perceber que Isso inclui quase tudo que se possa fazer em um condomínio. Recomendamos então que essa norma seja completamente revisada antes de você executar suas obras. Os procedimentos previstos são as melhores práticas estabelecidas para gestão condominial.

A norma divide as execuções por tipos, sugerindo a obrigação de contratação de empresa especializada ou somente empresa capacitada. O que difere as duas é a necessidade atribuição de responsabilidade técnica a um profissional da área afim para que se execute a benfeitoria.

Além dessa, existem as normas técnicas especializadas aplicáveis a cada caso, como por exemplo, a NBR5410 sobre instalações elétricas de baixa tensão, para obras na área elétrica e a NBR16537, sobre sinalização tátil em pisos, para obras em calçadas com acessibilidade nas áreas comuns. Ao contratar um fornecedor de serviços é importante avaliar se eles adotam as técnicas desejáveis.

Ao executar obras nas dependências do prédio, o condomínio é corresponsável nas questões de saúde e segurança do trabalhador. Logo, as Normas Regulamentadoras (NR), da Secretaria do Trabalho do Ministério da Economia, devem ser observadas, exigindo-se sempre o uso de Equipamentos de Proteção Individual (EPI) e a correta execução de procedimentos de segurança.

 

 

Aguarde os próximos capítulos

Reservamos esse espaço para dizer que esse é um artigo dinâmico. Sempre que novas experiências enriquecedoras que o Condomínio Vivere Residenziale puder compartilhar com a comunidade estiverem disponíveis, este material será atualizado. Então, volte sempre! 😉

Abrimos ainda um convite mais do que especial: Assim como o Wanderley, seja você também um MegaSíndico!

Conte seu problema para nós e saiba como a MegaSíndico resolveria isso.

 

 

Agradecimentos

Ao condomínio Vivere Residenziale por disponibilizar informações ricas para ilustrar as melhores práticas aplicadas na sua gestão.

À equipe da MegaSíndico que tem por vocação ajudar síndicos de todo o Brasil a gerar resultados em seus condomínios.

Especialmente ao Wanderley Gonçalves Junior, pelas suas contribuições e alto nível de especialidade na sua atuação como síndico profissional.

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